开票自动化并不是一个新鲜的课题，增值税普通电子发票绝大多数都自动开具的。由于增值税普票一般用于终端消费者场景，发票的项目相对比较少，开具流程也比较简单，例如餐饮费发票的场景。虽然在零售以及电商相关的场景中，复杂度也比较高，但是这些场景的前端业务系统的数字化能力大多很好，很大程度上减轻了开票服务的压力。
增值税专用发票目前还是纸质管理模式，但是很多企业也采用了与业务系统对接的半自动化的管理模式。由于纸质发票管理的局限性，这种半自动的模式和增值税普通电子发票的全自动模式还是有一定的区别，下面我们就来看看，如果专票电子化了，企业过渡到全自动的开票管理模式，需要关注哪些问题？
我们先来看看传统纸质增值税专票的开票流程，这也是目前专票比较常用的开票方式：
传统开票流程
一个常见的传统开票流程的例子：客户在商户订了一批货物并完成了支付，系统会生成一笔已经支付完成的订单信息，客户支付完款项后向销售人员表示需要采购发票，销售人员问询了客户需要开票的信息后，会找到财务部的工作人员说明开票的情况，财务部通过订单系统查看到确实有此笔订单收入，并且查看订单明细后面显示的是“未开发票”的状态，于是财务给用户通过开票系统开出发票后给客户进行邮寄，将“未开票”状态勾选成“已开票”状态，并备注上已邮寄发票的情况。
如上图所示，由于纸质发票必须打印和邮寄，人工操作无法完全避免，而且财务将发票信息输入在开票系统再用开票机打印开具纸质发票，带来的好处是人工操作有比较大的灵活度，当然不好的地方往往会在月末给财务人员带来很大的工作量，同时也无法避免手工操作的各种差错，例如：
开票：增加客户、货品非常麻烦，最麻烦的是几十页的发票清单。
重复工作：ERP系统录一遍，还要在防伪税控系统再录一遍。
误差：有时遇到几分钱的误差，就是开不出发票。
发票超限额：ERP系统或电子数据没有限额控制，到了防伪税控系统，单据超过了限额，还要手工拆分单据。
折分：有时候合同金额超过了税务机关核准的开票额度，要开几张发票，金额如何拆？如何计算？所有信息项目需要重新填写？
合并：发票数量有限，为了节省发票，还要把ERP系统或电子数据的几张订单进行合并。
客户特殊要求：最让人头疼的是，有的客户对开票有特殊要求，如果不按客户要求，会导致作废或开红票，红票量太大，还要给税务机关写检查。
发票邮寄：发票是开了，还要手工填写EMS等快递单，寄了发票，状态无法管理，还要专门设计个表格进行邮寄发票的管理。
月末对账：发票是开了，最麻烦的事是月底税控系统和ERP系统对账，有时为了几分钱，几个人要对上1天才能找到差异。
开票流程: 没有完善的流程管理，都是开票时人工交给财务进行开票。
多公司多部门开票管理：没有平台化管理，不同公司/部门/区域都是分散开票，容易发生虚开等各种风险
发票管理归档：没有系统记录数据，无法随时生成报表，无法对开票情况一目了然。
系统直连开票流程
为了提高人工开票的效率，并在一定程度上解决上述问题，一般可以通过与业务系统直连开票解决方案，与企业ERP集成，接收销售结算单数据，通过系统配置开票引擎，实现快速、自动直连开票，降低企业成本，提高效率；同时，实现对各分支机构开票情况实施监控，有效管控虚开增值税等税务风险，及时、准确掌握销项发票电子信息、影像信息。如下图所示：
相关功能说明如下：
数据导入功能：能够直接连接ERP软件，把开票数据直接导入到防伪税控，或者Excel，支持各类型数据库（如SQLServer、Oracle、Sybase、MySQL、DB2、Foxpro、Access等）；支持TXT文本文件，Excel文件，XML文件等，SAP系统，金蝶，用友等；支持基于HTTP协议数据流，基于WebService的数据流等。
发票合并功能：一般是合并相同客户的发票数据，在合并发票时是否需要合并相同单价的相同产品，或者在合并发票时对产品单价不相同的相同产品决定是否不合并产品还是重新计算产品的单价。
发票拆分功能：超过了最大设置的明细行数，超过了发票的最大金额的发票数据，能够进行自动拆分成多张发票来进行填开。
自动调整金额差异，不需手动调整：在处理金额差异6分钱可以采用二种处理方式，自动拆分成多张发票或者自动平衡差异值在6分钱的范围内。
拆扣处理功能：将明细中所有的折扣数据合并成一个总折扣来进行填开，或者将明细中的所有的折扣数据合并到发票的产品数据中，打印发票时不体现折扣数据。也可以将总折扣数据平分到发票明细的每一行明细产品中，并且打印时打印出折扣数据，或者将总折扣数据平分到发票明细的第一行明细产品中，打印时不打印。
替换品名功能：多级商品名称维护功能，对每个商品名称设置为哪种级别的品名替换，并对每个客户要求可以定制替换。包括英文品牌替换为中文品名等功能。
统一化平台功能：集团共享服务平台化管理，不同公司/部门/区域的用户可在同一平台进行发票管理 ，将各种风险降到最低。
开票流程管理: 包括开票申请-审批-开票等功能，实现业务流程化管理。
发票管理归档：记录台账数据，可随时生成报表，对开票情况一目了然。
发票实物管理：打印结算单与发票，在线物流下单，物流面单上关联发票号码，打印快递面单信息，并与快递公司信息同步，跟踪物流状态记录签收信息。
专票电子化后的自动化开票流程
专票电子化之后，由于没有了纸质打印的环节，企业对开票流程的自动化要求会进一步的提升，将流程中的人工干预降到最低。所以，上述流程中的开票申请管理和发票实物管理会被取消，如下图所示，增值税专票的开票也可以实现全自动处理：
取消的两个环节，一是由于电子发票开具后不需要打印和邮寄，所以没有发票实物管理；二是原来的发票申请或者开具管理流程大多都是由于前端业务系统数据质量不够，通过人工干预对前端开票信息进行审核和补足，这些人工干预大多数工作量也是由开票岗来完成，工作量的压力也在可以接受的范围内。但是，随着发票实物管理的取消，开票岗就显得比较尴尬，如果开票岗打印邮寄的工作取消了以后，人工岗位的刚需就没有了，审核的工作完全可以通过优化前端系统来完成，从而实现全自动的开票管理。所以，如上图所示，开票流程简化为业务系统数据接口，发票数据规则管理，发票开具接口管理和发票红冲管理，所有的操作可以完全自动化和线上化。
下面我们来看看这个新的流程对系统设计的影响：
业务数据同步接口服务
一般来说，统一的开票系统需要整合集团内外部所有业务开票服务，对接上下游N个业务和系统。所以，为了提高工作效率，这个接口服务需要满足灵活的配置，可配置接口传输字段、报文格式映射，提供足够多的扩展信息以满足不同前端业务系统的数据管理需求；可配置接口分发机制；可配置报文先后顺序，不同系统可能需要分发的报文不同；可配置接口重发、主动调用等执行频率，并且可支持自动或手动触发报文或接口请求；接口数据规范性校验的配置功能；可通过代码控制报文分发逻辑功能；可根据报文现有传输的某些字段值推算出另一字段的值后进行新报文的传输功能。
然后，可以通过报文监控快速查出报文是否同步成功、发生报错的具体报错信息的查看；可按照接口类型、报文内容和时间筛选去搜索历史报文同步状态之类的列表查看；接口报错邮件提醒机制；日志查看历史调用记录；报文报错后数据源头重发覆盖更新历史报文。
税则管理
税务机关对于增值税发票开具有一些比较严格的规则，例如：
自2017年7月1日起，对于购买方为企业的，增值税普通发票必须保证公司名称和统一社会信用代码完整和正确，即普票也要有纳税人识别号。
2018年1月1日起，发票票面“货物或应税劳务、服务名称”栏次中必须有税收分类简称。
备注栏，应该备注的情景是否进行了备注，否则不合规。主要有：
提供建筑服务：备注需写提供建筑服务发生地市县（市、区）名称及项目名称；
提供不动产租赁：需在备注栏填写不动产的详细地址；
在销售不动产时，企业应在发票“货物或应税劳务、服务名称”栏填写不动产名称及房屋产权证书号码（无房屋产权证书的可不填写），“单位”栏填写面积单位，备注栏注明不动产的详细地址。
提供货物运输服务：备注栏里需备注起运地、到达地、车种车号以及运输货物等；
按照现行政策规定使用差额征税办法缴纳增值税：备注栏自动打印“差额征税”字样；
保险机构作为车船税扣缴义务人代收车船税：备注栏中注明代收车船税税款信息。具体包括：保险单号、税款所属期（详细到月）、代收车船税金额、滞纳金金额、金额合计等；
预付卡业务开票必须备注；
保险公司代保险代理人汇总开代理费发票必须备注。
不得开具增值税专用发票的情景，如：一般纳税人销售免税货物、销售报关出口货物、商业企业零售的消费品以及开给个人的发票都只能开增值税普通发票。
以上规则在手工开具场景中，都是通过开票员人工处理；开票自动化解决方案就是要通过规则引擎来确保需要结算的订单均按照收货单明细以及既定的开票规则，开具合规发票，并将发票信息自动回写相关业务系统。相关规则包括：
发票限额拆分，按照票面限额自动拆分，例如发票金额超过开票限额时，系统自动分多张开具，或者单行超限额的单据可以拆分成多张，拆分可以保证数量为整数，原则上拆分后单据不参与合并；
按照税率拆分，如果规定一张发票仅支持一种税率，如果交易记录上出现两种税率的产品，自动按照税率拆分成不同的发票；
允许混合税率，允许一张发票支持多个税率；
销货清单开具，对于超多行发票，转换为销货清单格式；
税收分类转换，根据预置的税收分类对照表进行分类转换，或者根据商品名称进行税收分类智能推荐；
按照税局策略完成合规检查，包括纳税识别号必填，特殊发票的备注信息校验；
根据规定完成折扣的处理；以及处理尾差。
开票接口管理
企业自建和第三方电子发票平台通过调用安全代理服务接口进行操作，完成企业的发票业务和管理需求。安全代理服务接口采用Socket服务调用方式，接口输入输出数据都是结构化的XML数据格式。以下以发票开具接口的例子：
请求报文：
<?xml version="1.0" encoding="gbk"?>
<business id="93001" comment="发票开具">
<body>
<fwqdz>服务器地址</fwqdz>
<fwqdkh>服务器端口号</fwqdkh>
<xnsbh>虚拟设备号</xnsbh>
<xnsbkl>虚拟设备口令</xnsbkl>
<kpzddm>开票终端代码</kpzddm>
<fplxdm>发票类型代码</fplxdm>
<kplx>开票类型</kplx>
<tspz>特殊票种标识</tspz>
<xhdwsbh>销货单位识别号</xhdwsbh>
<xhdwmc>销货单位名称</xhdwmc>
<xhdwdzdh>销货单位地址电话</xhdwdzdh>
<xhdwyhzh>销货单位银行帐号</xhdwyhzh>
<ghdwsbh>购货单位识别号</ghdwsbh>
<ghdwmc>购货单位名称</ghdwmc>
<ghdwdzdh>购货单位地址电话</ghdwdzdh>
<ghdwyhzh>购货单位银行帐号</ghdwyhzh>
<bmbbbh>编码表版本号</bmbbbh>
<hsslbs>含税税率标识</hsslbs>
<fyxm count="1">
<group xh="1">
<fphxz>发票行性质</fphxz>
<spmc>商品名称</spmc>
<spsm>商品税目</spsm>
<ggxh>规格型号</ggxh>
<dw>单位</dw>
<spsl>商品数量</spsl>
<dj>单价</dj>
<je>金额</je>
<sl>税率</sl>
<se>税额</se>
<hsbz>含税标志</hsbz>
<spbm>商品编码</spbm>
<zxbm>纳税人自行编码</zxbm>
<yhzcbs>优惠政策标识</yhzcbs>
<slbs>零税率标识</slbs>
<zzstsgl>增值税特殊管理</zzstsgl>
</group>
</fyxm>
<hjje>合计金额</hjje>
<hjse>合计税额</hjse>
<jshj>价税合计</jshj>
<kce>扣除额</kce>
<bz>备注</bz>
<skr>收款人</skr>
<fhr>复核人</fhr>
<kpr>开票人</kpr>
<yfplx>原发票类型</yfplx>
<yfpdm>原发票代码</yfpdm>
<yfphm>原发票号码</yfphm>
<ykprq>原开票日期</ykprq>
</body>
</business>
响应报文：
<?xml version="1.0" encoding="gbk"?>
<business id="93001" comment="发票开具">
<body>
<returncode>返回代码</returncode>
<returnmsg>返回信息</returnmsg>
<returndata>
<kpxx count="1">
<group xh="1">
<fpdm>发票代码</fpdm>
<fphm>发票号码</fphm>
<fpzt>发票状态</fpzt>
<scbz>上传标志</scbz>
<kprq>开票日期YYYYMMDDHHMMSS</kprq>
<xnsbh>虚拟设备号</xnsbh>
<skm>税控码</skm>
<jym>校验码</jym>
<tspz>特殊票种</tspz>
<xhdwsbh>销货单位识别号</xhdwsbh>
<xhdwmc>销货单位名称</xhdwmc>
<xhdwdzdh>销货单位地址电话</xhdwdzdh>
<xhdwyhzh>销货单位银行帐号</xhdwyhzh>
<ghdwsbh>购货单位识别号</ghdwsbh>
<ghdwmc>购货单位名称</ghdwmc>
<ghdwdzdh>购货单位地址电话</ghdwdzdh>
<ghdwyhzh>购货单位银行帐号</ghdwyhzh>
<bmbbbh>编码表版本号</bmbbbh>
<hsslbs>含税税率标识</hsslbs>
<fyxm count="1">
<group xh="1">
<fphxz>发票行性质</fphxz>
<spmc>商品名称</spmc>
<spsm>商品税目</spsm>
<ggxh>规格型号</ggxh>
<dw>单位</dw>
<spsl>商品数量</spsl>
<dj>单价</dj>
<je>金额</je>
<sl>税率</sl>
<se>税额</se>
<hsbz>含税标志</hsbz>
<spbm>商品编码</spbm>
<zxbm>纳税人自行编码</zxbm>
<yhzcbs>优惠政策标识</yhzcbs>
<lslbs>零税率标识</lslbs>
<zzstsgl>增值税特殊管理</zzstsgl>
</group>
</fyxm>
<hjje>合计金额</hjje>
<hjse>合计税额</hjse>
<jshj>价税合计</jshj>
<bz>备注</bz>
<skr>收款人</skr>
<fhr>复核人</fhr>
<kpr>开票人</kpr>
<ssyf>所属月份</ssyf>
<yfpdm>原发票代码</yfpdm>
<yfphm>原发票号码</yfphm>
<zfrq>作废日期</zfrq>
<zfr>作废人</zfr>
<qmz>签名值</qmz>
<ykfsje>已开负数金额</ykfsje>
<ewm>二维码</ewm>
</group>
</kpxx>
</returndata>
</body>
</business>
红冲发票管理
增值税普通发票使用直接红冲方法：
普票的红冲相对于简单一些，直接打开需要开具红字的发票，点击上方的红字，在弹出的对话框中根据提示填写发票代码以及发票号码。
信息填写好后，查询出正数票的相关数据，确认无误后确定即可生成负数票。
增值税专用发票须填写红字信息表：
未认证的专用发票在开红字发票之前需要销售方先申请填写红字信息表，打印出来，然后开具专票，选择从红字信息表中导入生成发票。
购货方已经认证过的专票，需要购货方申请红字信息表，销售方则要根据购货方申请的信息表重新开具红字发票。
通行费电子发票虽然是可以抵扣的电子发票，但是其红冲管理模式采用的是增值税普通发票的红冲管理模式，没有要求填写红字信息表，由于通行费发票相对比较独立，抵扣链非常简单，所以简化的管理模式影响不大。
增值税专用电子发票的抵扣链比较长，估计将沿用目前增值税纸质专票的红冲管理模式，仍然会使用红字信息表，以达到对红冲处理进行监管控制的目的。所以，红冲操作会和现在的模式一样是异步操作。
小结
增值税发票作为经济活动的见证，是记录经营活动的一种原始证明，为市场经济运行过程中买卖双方提供交易凭证，是 B2B 业务最佳入口。由于发票上载明的经济事项较为完整，既有填制单位印章，又有经办人签章，还有监制机关、发票号码、发票代码等，具有法律证明效力，是国家加强财务会计管理、保护国家财产安全的重要手段。
企业结合内部ERP系统或者相关业务系统，通过自动化的电子专票开具管理，可以极大的简化相关发票流程，节省发票开具、管理、邮寄的成本，便于企业的财务核算，节约全流程人工处理成本，同时提升交易方获票体验，未来还可以拉通企业间电子支付通道，关联相关的发票数据，实现购方企业的银行自动付款和销方企业通过银行回单的自动收款核销。
2020年，现代的自动化流程将逐步取代高成本纸质发票流程，发票的全面电子化终将引领企业财税的全面数字化。