档案信息化规划的任务

点击上方蓝字  关注我们

档案信息化建设的主要任务，是在国家档案行政管理部门的统一规划下，在各级各类档案馆广泛推广、应用信息技术和网络技术，深入开发和广泛利用档案信息资源，加速实现我国档案管理现代化的进程。规划的第一步是正确定位档案信息化在档案事业中的地位，明确档案信息化的根本目的，正确认识信息化和档案业务之间的互动关系，而非主从关系；其次是以档案工作的基本业务需求为基础，从目标、范围、组织、资金、资源、系统、应用等角度进行全面的规划与设计。其建设规划项目主要包括：目标规划、内容规划、组织规划、资源规划、安全规划、系统规划。

目标规划

档案信息化的范围应遍及全国各档案保管机构，包括档案馆、机关档案室、文件中心以及与档案收集、整理、积累等相关的档案形成部门。因此，任何档案管理机构都应围绕全国档案信息化建设的总体目标，根据本单位的收档、管档和用档的实际情况制定信息化建设的近期目标和长远目标，以及发展过程的阶段性目标。

档案信息化的目标是以现代信息技术为手段，实现对档案管理和提供利用的现代化，不能把手段当目标，只注重网络和设备建设为信息化而信息化，而应用现代信息技术也不是简单地将过去的手工操作进行计算机程序化处理。档案信息的收集、保管是基础，其目的在于利用和开发，档案的价值体现也在于利用。

因此，目标规划必须紧紧围绕档案信息资源的收集、保管、利用来进行。

在近期规划中，首先要做好三方面的工作：

一是对馆藏档案进行标准化、规范化处理，例如标题名称、主题词、档案形成者、档号编制；二是对电子文件的创建和构成进行规范，制定元数据标准，以利于实现计算机可识别管理；三是确定数字档案禁止写操作处理的存储格式，如比较通行的PDF格式，存储、备份方式也需要事先确定。在此基础上，通过馆藏档案数字化和文档一体化系统积累数字档案信息资源，对原始数字档案使用与外网物理隔离的档案局域网专门服务器存储。

其次，要充分考虑信息化管理系统能够完全满足档案形成部门和单位内部对档案信息利用的便捷，同时尽可能广泛地满足对开发档案信息利用的社会化需求，通过利用网络化等途径利用档案信息。实现档案信息利用的网络化就必须做好两方面的工作。一是必须对上网档案信息建立严格的开放鉴定工作程序和管理制度，对使用者实现分级授权管理办法；二是明确如何构建网络安全控制系统和实施安全管理制度，建立状态网络进行利用过程的跟踪和记录，对共享档案信息使用与办公网或公众网相连接的专门服务器管理。

第三，围绕如何提高档案管理的效率和现代化水平进行规划，必须做好三方面的工作。一是结合档案管理的基本规律和现代信息技术的特征与功能，如何改变传统的管理模式，例如现行电子文档的随办随归、档案利用的主动提供、文档运行的状态网络监控；二是如何实现档案管理部门的智能化管理，例如对库房科学、规范的安全管理，对工作场所和操作人员进行安全监控，对工作终端进行安全控制；三是按照信息化建设需要，立足长远进行队伍建设和人员知识结构的培训培养，使人力资源开发充分满足信息化的发展需要。

在长期规划中，首先在档案资源的积累方面首先要加强不同业务部门业务运行网络系统及其数据的全面整合，进行行业间横向档案信息和上下游纵向档案信息的整合，建立全方位、能够满足自身档案信息需求的档案信息资源库，成为本单位真正的信息资源中心。同时，为充分发挥现代信息技术的优势，以基于“对象管理”的理念对档案信息进行管理，有效避免信息“孤岛”的问题。例如一个建筑物档案，按照传统管理方式，其案卷仅仅包括批准文件、图样、验收报告等孤立的基建信息，而基于“对象管理”的思维，该建筑物的档案信息还要包括发生在该建筑物的人物事件、历史事件等信息内容，有利于在更深入、广泛的层面利用档案信息，有效提高档案的利用价值，这就需要在对馆藏档案进行标准化、规范化处理的同时进行关联信息的整理，对相关联的电子文件信息和数字档案要求系统能够自动检索。在档案信息的利用方面，在依法开放和网络化提供利用的基础上，加强档案信息的深层次、知识化开发，比如建立辅助决策管理（咨询）系统以发挥档案管理作为基础性管理工作的效能，为科学决策、可持续发展提供系统权威的决策参考信息；大力开展档案信息的知识化开发研究工作，能够为社会提供大量的再生信息和知识，从根本上改变档案利用停留在“备查”状态的状况，使档案信息这一信息社会十分宝贵和重要的资源能得到最有效的利用。

内容规划

档案信息化建设内容涉及到多个方面，其内涵、外延十分丰富，包含了软硬件两个方面的工作内容，包括多个工作阶段和环节，每个工作阶段和环节都应有明确的任务、目标和完成时间。由于每个工作阶段和环节都存在着内在的逻辑关系，因此，严密、有步骤地按时完成各阶段的任务，是保证按规划完成整个工程建设的关键。具体的工作内容规划主要包括：

（1）制定总体规划。根据国家信息化实施战略，按照国家档案信息化建设的总体要求，结合行业特点以及单位实际需要和能够达到的条件，明确具体的任务和目标，在此基础上确定网络建设方案、硬件配置计划以及软件购置或开发方案，制定实施策略、措施以及评价指标体系，提出资金投入、人力资源开发、工作场所要求等条件。

（2）建立规章制度。规章制度是档案信息化建设能否顺利进行的重要保证，作为具体的建设单位必须在国家档案和信息相关法规范围内，在国家相关电子文件管理办法的指导下，制定符合行业和单位实际的电子文件标准和管理办法、网络和信息安全管理制度、信息和网络维护规范等。

（3）搭建系统平台。按照总体建设规划，进行网络拓扑设计，建立档案管理局域网，配置服务器和终端计算机以及数字化处理和数据备份（迁移）设备，选择购买或委托开发档案管理软件，搭建档案管理系统和共享信息系统平台。

（4）积累档案资源。积累档案信息资源是档案信息化建设的核心内容，在上述三方面基础条件基本具备的情况下，必须有计划、有步骤地集中精力开展资源积累工作。一般而言，主要是通过文档一体化、馆藏数字化和业务管理系统信息整合来积累数字档案，分类建立数字档案信息仓库。

（5）挖掘档案资源。将原始数字档案信息进行知识化、社会化编研开发，为全社会提供档案再生信息，积极探索和大胆实践档案信息产业化的道路，把档案信息价值转化为经济效益。

（6）开放信息上网。开放档案信息上网利用是档案信息资源库建设的根本目的。按照档案开放鉴定规定和信息安全管理制度，逐步开放数字档案目录和档案全文数据上网，分类、分层次网上授权提供查询利用，切实提高档案利用价值。

上述六个方面的工作具有紧密的内在逻辑关系，档案信息化建设必须紧紧围绕这些工作阶段来安排，并进一步制定详细的工作计划，进行有效的进度控制。

档案信息化建设是一项全国范围、涉及面广、建设周期长的现代化管理和技术应用工程，在这一过程中，伴随信息技术的发展及其在档案管理工作中应用程度的深入，档案信息化建设的目标是渐进变化的。因此，在档案信息化建设中必须着眼长远并立足当前，把握档案信息化建设的中心问题。当前档案信息化建设的主要课题是电子文件的管理、档案数字化建设、档案网站的建设等。信息技术的运用和发展给档案管理工作提出了新的要求。因此，必须建立有效组织体系，以便于在科学设计、严密论证的基础上确定其建设方案并采取有力措施组织实施。

这个有效的组织体系是：就国家而言要建立一个强有力的组织领导中心，对全国的档案信息化建设实行统一领导，充分利用现有的档案行政管理体系及其组织管理力量，各司其职，有效领导档案信息化建设工作。就具体的单位而言，一方面要把档案管理机构纳入整个信息化建设的组织机构之中，不能将信息化建设仅仅当作行政管理部门和信息技术部门的事，否则只会将信息化建设停留在自动化网络办公和管理的运行层面上，而不会将信息化建设的重点放在信息资源建设这一核心内容上；另一方面建立以档案管理机构为主体，以行政管理机构和信息技术部门协同支持的档案信息化建设组织指挥中心，正确定位档案信息化在国家信息化建设中的地位和作用，正确处理信息化与档案信息化的关系，有效组织档案信息化的系统建设，努力开展档案资源积累与利用工作，按照规划、计划组织实施。

组织规划是先导，人力资源是关键，网络系统是条件，资源积累是核心，利用开发是目的。我们必须高度认识组织规划和建立有效组织体系的重要性，把组织体系当作档案信息化建设的前提条件来看待。

资源规划

实施档案信息化战略，是我国整合档案信息资源、弘扬民族文化、提高民族素质的历史性课题，也是我们采用现代化手段记忆当今社会改革、建设、发展的真实过程，肩负支撑社会经济发展的历史性责任和义务。

资源规划就是要紧紧围绕档案资源建设开展工作，重点包括以下几个方面：

（1）加强档案目录数据库建设。档案目录数据库建设是档案信息资源建设的重要组成部分，它在档案信息资源中起到龙头作用。

（2）积极推进档案数字化建设进程。档案的数字化应以现实需要为前提，分阶段、分步骤地实施，重点加强对珍贵、重要、易损和利用频率高的历史档案和现行公开文件的数字化转换工作。

（3）积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设。逐步实现档案的全文信息查询，不断提高服务效率和质量，满足利用者对档案的不同需求。

（4）加快电子文件中心建设。各级综合档案馆应依托各地建立的电子政务内（外）网平台，发挥综合档案馆接收管理档案的优势，建立电子文件中心，及时接收电子文件和电子档案，同时开放共享电子文件，为国家经济建设提供服务。

安全规划

信息安全管理是实施信息化建设不可或缺的重要层面，而网络安全则是关键，安全规划必须纳入档案信息化建设的总体规划，作为重要内容来建设。安全规划的体制和措施有以下几点：

（1）建立档案信息安全保障体系框架，逐步完善档案信息安全管理体制。加强对档案管理信息系统的管理，确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作标准规范的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整和有效；档案部门的内部局域网必须与公众网实行物理隔离，在局域网内要加强身份认证和密钥等管理，使用网络行为控制系统，确保档案信息网络传输的安全。

（2）各级档案部门在开发利用档案信息资源和网络建设工作中，要提高信息安全意识，加强上网信息的审查与管理，防止失密、泄密事件的发生。档案部门要严格遵守相关的安全保密制度，非公开的档案信息一律不得上网共享，上网的档案目录和全文信息要经过严格的控制和鉴定；在公众网上提供公开档案目录或全文共享的，要认真采用身份认证、网络安全策略、数据备份和迁移等安全措施。

（3）制定严格的工作人员安全管理制度，加强安全教育，明确安全责任，建立安全监督机制。同时，建立工作过程的状态网络，跟踪记录工作人员的操作过程。通过制度管理和系统控制，杜绝人为安全事件的发生。

关于网络安全保障策略，现在谈论最多的就是防火墙。实际上，防火墙技术就是通过改造网络拓扑结构隔离各种服务类型来加强网络安全的一种服务手段。它所保护的对象是网络中有明确闭合边界的一个网块。也就是说，它保护一个仅供内部使用的网络环境，它的防范对象是来自被保护网块外部的对网络安全的威胁，形成一个既开放又封闭的网络结构。

由于不少厂家推出一体化的防火墙产品，因此防火墙在许多人的脑海里常常会被想象成一台机器或是一个软件。其实不然，一个真正的防火墙实际上是一套系统，是由一系列软硬件产品再加上一定的网络拓扑结构设计而构成的。同时，对于档案管理信息系统而言，安全更处于首要位置。为此，我们在通过对各厂家的安全策略进行深入了解的基础上，针对档案管理系统对安全的特别要求，设计了基于“双停火区”的防火墙结构构建档案局域网与单位办公网的连接，在实现文档一体化和与档案形成部门互通信息的条件下，实现对档案管理信息系统和原始档案信息服务器的安全保护。为此特提出如下网络安全设计框架（XX大学信息化系统使用的典型的“双停火区”结构）供参考，如图1所示。

在图1中，堡垒机上一般运行应用网关或代理服务，通过正确设置堡垒机和包过滤路由器，使所有进入的数据必须先送到该机，路由器仅接受来自堡垒机的数据包，用一台堡垒机的代价获得网络的安全。内、外停火区设置是在路由器与堡垒机之间，其中不设任何网段，它们之间形成串联，从而使网络有了双重保护。将业务运作网设置在外停火区，并且在外停火区的路由器采用静态路由设置。防火墙技术，再加相应的内部网络安全控制技术，构成一个可靠的网络安全技术。将档案管理系统设置在内停火区，通过包过滤、TCP/IP协议允许、数据加密、网络地址解析、路由报文加密等手段来形成有效的安全策略。同时，利用TCP/IP服务的LOG文件进行跟踪、分析、取证来管理来自内、外部网络的恶意性行为。以及利用代理服务器的特点，对所有TCP/IP服务实施代理服务，来构成对用户的保护。

图1　XX大学信息化系统网络安全方案

应用这一网络安全策略，可以将专用共享档案信息服务器直接与公众网连接，实行授权管理，有效防止泄密和恶意攻击。

系统规划

档案信息化的系统建设，必须保证档案管理信息系统和档案共享信息系统两个方面的功能需求，才能充分满足对档案信息资源的收集、管理、开发和利用。

（1）档案管理信息系统。

如何保证一个大型用户内部行之有效的管理机制和运作模式，同时将各种因素有机地结合贯穿起来，最终形成一个能够准确、高效地体现用户档案管理整体发展战略和管理策略的闭环正是上述档案信息化系统方案（SMB  XX大学-DMS）的目的所在。为此在遵循档案管理的原则、借鉴国外同行业先进经验，同时结合中国档案信息化建设的实际情况，提出特有的档案管理信息系统的框架体系，如图2所示（以XX大学应用系统为例来说明）。

图2　XX大学SMB-DMS的体现框架

SMB-DMS具有3个层次，这3个层次依次递进，互相支持，能够为一个大型用户逐步建立起准确、高效的数字化档案管理系统，充分发挥档案工作在用户和信息社会中的重要作用，积极地将现代信息技术与档案管理结合起来，为档案数字化、管理信息化打下坚实的基础。

1）业务核心层。以文档管理系统（DMS）为核心，辅以分类管理、授权管理、应用程序集成和报表分析：其功能是将一个大型用户的各类档案联络起来，形成统一的服务网络，支持业务过程集成，支持文档信息的集成化管理。在业务过程中完成文档的收集和维护，对业务工作提供翔实的信息支持，使授权人员可以获得支持管理业务过程中的实时文档数据，有助于规范用户档案的管理。

SMB-DMS能够实现对档案的自动发送、接收、归档和保存等任务。通过自动化扫描中心，实现文档的自动扫描和建档，系统对文档的分类管理遵循支持国家对档案的分类规定，保证文档的快速查询。

SMB-DMS可以和许多常用的外部接口（如WEB、OA）进行集成，高效地利用有效的信息资源，实现数据高速安全的交流、共享，使数据能够得到最大程度共享和利用，避免信息“孤岛”和资源重复浪费的现象。

SMB-DMS采用严密的档案保密等级制度和严格的授权管理制度。通过对系统内容的权限设置，可以控制到用户对系统的任何按钮、菜单、分类、字段的操作权限，同时也可以控制到用户是否可查看、编辑或打印文档，保证了有关涉密档案的高度保密性和最大可能的共享性。

SMB-DMS支持各种档案检索方法，同时提供全文检索功能，而且能对各种类型的档案按照工作需求进行强大的报表分析，能为用户领导决策提供较强的辅助作用。

2）业务运作支持层。以工作流和组织管理为核心，利用工作流管理，采用用户的组织模型，分配各种任务，使得各种业务活动可以自动流转，并且系统可以记录每一步工作任务的完成状况、完成时间，保证了档案管理工作的完备性。

组织管理提供了工作流自动运作的基础，通过对组织管理的设置，SMB-DMS的工作流可以基于一个大型用户的组织模型，进行自动的业务流转，使得整个用户的档案管理工作处于一个循环有序的状态。完全能实现档案宗卷的“创建提交审批、鉴定归档”这一系列的处理过程，同时工作流的处理可以根据文档的状态网络自动调整，也可根据实际工作需要灵活设置，大大减少了传统档案管理进行归档处理所需要的时间。同时通过业务工作流，SMB-DMS可以将业务活动中产生的各种文档，例如领导批阅等自动进行归档，保证了档案管理工作的及时收集、归档，极大地提高了档案管理工作效率。

3）档案信息浏览层。档案信息浏览层为用户提供了最简单和方便的方法，SMB-DMS通过和WEB的集成，使得领导、员工等都可以很方便地通过网络进行档案查询和浏览，无论身处何地都可很快浏览到所需要的各种档案信息，而核心层的授权管理保证了每份档案的安全，使得有授权的人可以方便地查询各种数据，而没有授权的人则无从查看。

建立文档管理系统是档案信息化系统平台的一个核心基础，信息系统必须实现对文档的全过程管理，它包括了从文档创建到文件归档的整个文档生命周期管理，同时还提供了文档状态记录等功能（如图3所示）：

●文档生命周期管理

●文档登录及撤销

●文档结构及文档等级

●文档分类及详细说明

●文档检索及显示

●文档审计

●状态更改信息控制或工作流集成

图3　档案管理信息系统的功能配置

SMB的文档管理系统使得档案管理部门能在整个用户范围内得到并使用文档，同时还可以满足多方面的需求，为了管理好文件，SMB提供了相应的文档管理流程（如图4所示）：从文档的生命周期管理到文档的审计，从文档的登录再到文档的存储，或文档的撤销，利用WEBGUI，使得每个文档都能从任何地方访问到，使得档案信息成为用户真正意义上的共享资源。

图4　文件审批鉴定管理流程

同时在档案管理中的状态管理可以对每次状态的改变都有日志记录（包括修改者、日期、时间等），而且从文档的状态网络中可以看出一个文档的整个生命周期流程，它还可以和工作流相关联。当然，文档的状态网络是根据用户使用文档的实际情况自行定制的，它能真正体现不同行业和单位相同文档的实际应用和不同授权的要求。

如图5所示，基于知识管理的存储体系为档案的安全存储提供了保障，并且为下一步的知识管理打下基础。

图5　档案信息的存储解决方案

（2）档案共享信息系统。

实现档案信息资源的共享是档案信息系统建设的根本目的，建设档案信息网是实现档案信息资源共享的有效途径。各地应根据国家档案信息化建设的统一部署，分阶段、分区域、有步骤地实施全国档案信息系统建设。

1）建设虚拟专网。全国各级综合档案馆要做好馆藏所有文件级目录的建库工作，将现有目录数据库实现馆际间的共享，建成虚拟专网，供连通电子政务内网和馆际间查档用。

2）建设档案信息网。以公众和广大档案工作者为主要服务对象，以公布已公开现行文件和开放档案为主要目的，有计划地、确保安全地上载档案开放目录和档案全文信息，向社会提供网上查询和利用服务。

排版：TT

●  鉴定档案价值的依据和标准

●  机关的会计档案归档范围和保管期限

●  工程项目移交资料有什么要求？

●  人事档案的收集

●  文书档案移交进馆学习视频