对于招标代理行业的从业者来说，采购的文件存档保管过程中，经常会碰到管理费时费力、资料查找困难、文件经常丢失等问题，严重影响了公司的工作效率。行业专家表示，招标采购是招标投标过程中形成的各类资料的集合，是具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。对于招标代理机构而言，档案管理的重要性不言而喻。
招标档案为什么要采取信息化?信息化的作用和意义是什么呢?
是社会与档案事业发展的需要。招标代理部门作为收集、处理、保存信息资源的平台，如果档案管理水平长期处于落后状态，那么信息资源的开发将会受到不利影响。因此有必要以现代化建设管理方法推进招标管理，通过信息化建设提高档案工作效率和工作质量。
是招标工作价值开发利用的需要。传统的招标管理办法环节烦琐，使得招标的价值长期得不到发掘。在信息化条件下，招标管理人员能够及时、全面收集到各种有利于单位发展的外部信息，并以此进行用户需求分析，及时、有针对性的开发本单位招标信息。利用现代信息技术对招标进行信息化建设，能够进一步挖掘招标的潜在价值，加速资源的共享与传播利用。
是组织提高决策效率、促进创新的需要。进行招标信息化建设，实现招标信息资源共享、信息资源合理开发和利用，就能够更好的为公司的各项决策活动提供重要的依据。组织领导在做重大决策的同时需要迅速、准确查考组织中的各种资源，而传统的招标管理方式早已不能满足利用要求。
以下为某招标公司的信息化应用方案：
• 该系统使用Excel服务器开发平台进行开发设计，系统流程全部来自实际业务工作流程，与业务工作紧密结合，相关工作人员想到什么相关业务工作，在系统内就可以找到相关的业务单据。• 采用Excel服务器开发平台的好处在于整个系统的操作都是镶嵌在Microsoft Office Excel(WPS同样支持)的基础上，会Excel就会操作该系统，相关业务人员轻松上手，极大减少培训成本。• 该系统是通过中铁物总国际招标有限公司招开标工作的参与，了解相关的业务流程而开发设计，并经过了张唐铁路招投标工作的实际应用。系统包括七大功能模块• 一、招标公告• 二、标书发售• 三、答疑补遗• 四、开标评标• 五、中标结果• 六、中标通知_结果通知• 七、代理费_通知回款导航图
一、 招标公告其中包括1、《招标公告》2、《投标结果一览表》
1、 招标公告用于对招标公告信息的记录，以备后期数据的调用
2、 招投标结果一览表
打开凤凰新闻，查看更多高清图片二、 标书发售其中包括1、《标书发售_顺序号》2、《标书发售_登记表(打码)》3、《标书发售_日汇/邮箱复制》4、《标书发售_汇总表》5、《标书发售_包次、金额汇总》6、《标书发售_投标次、金额汇总》7、《标书发售登记表_数据导入》8、《代理费承诺书_盖章》9、《代理费承诺书_盖章_汇总表》10、《标书款_发票(收据)登记表》
1、 标书发售_顺序号用于标书发售现场购买人数过多时排序叫号购买标书使用，功能等同于银行叫号
2、标书发售_登记表(打码)用于标书发售时厂家购买信息的登记，并打印出相关信息和条形码，要求供应商粘贴于标书密封包装外，条形码用于之后的标书递交环节使用扫码枪快递收取标书时做准备。
工作台数据列
表样
2、 标书发售_日汇/邮箱复制用于汇总当日标书发售情况，并复制邮箱集合，发送标书文件电子版3、
4、 代理费承诺书_盖章用于对购买标书的供应厂商回传盖章版《招标代理服务费承诺书》的登记，以备统计未回传的供应厂商
5、代理费承诺书_汇总用于汇总《代理费承诺书_盖章》，以查询未回传盖章版《招标代理服务费承诺书》的供应厂商，以便催传
6、标书款_发票(收据)登记表用于记录和分配财务开具的标书款发票或收据(有时候一张发票包含几个包件)
三、答疑补遗• 其中包括1、《询疑厂家_登记表》2、《答疑补遗_邮件发送》3、《答疑回执_盖章确认》4、《答疑回执_盖章确认_汇总》
1、询疑厂家_登记表用于记录投标厂家提出的询疑情况。
2、答疑补遗_邮件发送用于通过后台集中发送答疑补遗文件。
3、答疑回执_盖章确认用于收集投标人提供的答疑盖章版电子版。
四、开标评标• 其中包括1、《标书递交_登记表(扫码)》2、《开标_记录表》3、《标书递交_包次汇总》4、《标书递交_投标次汇总》5、《评标表格_打印》6、《投标报价_排序表》7、《评标报告_数据复制》8、《评审费_领取表》9、《标书款_发票(收据)领取表》
1、标书递交_登记表用于开标现场收取投标文件时快速登记(已实现扫码枪快速扫描条形码自动录入系统)
2、开标_记录表用于投标文件扫码递交完成后自动按倒序汇总递交记录，以备唱标时做记录使用。
3、评标表格_打印用于进入评标室的专家快速打印评标附表。(本表单是保存《开标_记录表》后系统自动生成的)
4、投标报价_排序表用于打印评标用报价排序表。
5、评标报告_数据复制用于评标报告规律性章节文字的快速替换复制。
以下sheet的内容与评标报告复制替换方法如上，在此不再累述。
6、评审费_领取用于制作、记录和打印《专家评审费领取表》
7、标书款_发票(收据)领取表用于快速制作和打印开标现场时使用的《发票领取表》
五、中标结果• 其中报错1、《中标结果》2、《中标厂家_联系方式》3、《中标结果公示_数据复制》4、《资料命名_文件名复制》
1、中标结果用于评标结果的记录及生成后面的中标通知书和中标结果通知书。
2、中标厂家_联系方式用于自动汇总中标厂家的联系人联系方式，为后期工作做准备。
3、中标结果公示_数据复制用于中标结果公示word文件的快速制作，方法同上一章节的评标报告数据复制。
4、资料命名_文件名复制用于归档电子版文件时，快速规范的名称文件夹名称。
六、中标通知_结果通知其中包括1、《中标通知书_打印》2、《中标结果通知书_打印》3、《中标结果通知书_保函_快递登记表》
1、中标通知书通过系统自动生成，以便打印。可多个表单连打，减少工作强度。
2、中标结果通知书作用同《中标通知书》。3、中标结果通知书_保函_快递登记表用于退寄非中标企业的中标结果通知书和投标保函的快递单号信息，以备后期查询。
七、代理费_通知回款• 其中包括1、《缴费通知_打印》2、《缴费回款_登记表》3、《缴费回款_统计表》1、缴费通知_打印代理费缴费通知书系统自动产生，以便打印。(可连打)
2、缴费回款_登记表用于快速登记从财务系统中查到的回款信息。
3、缴费回款_统计表用于统计未回款的中标人，以备催办。
总结
勤哲Excel服务器系统囊括了从招标公告发布到答疑补遗到招标文件发售到开评标现场，到中标情况的汇总到中标通知书结果通知书的自动生成到招标代理服务费的收缴统计等各个业务流程相关的大部分功能模块。该系统可做到只要前面单据录入过的数据，后面的单据全部选填，减少了很大工作的强度并提高了效率和准确性;所有统计报表和规律性表单全自动化生成，免去人工操作的繁琐。该系统可随业务的增加和改变随时增加和调整各功能模块，以适应和提高数据管理的高效性和准确性。
不难看出，勤哲Excel服务器为招标管理的自动化、智能化带来了可能性。一是提高查阅、盘点等操作效率;二是实现招标在位监管，提高资产保全率;三是减少招标文件遗失问题，从而避免财产损失，杜绝泄密事件的发生;四是通过信息化手段将档案统一入库后，通过数据的二次加工、分析、统计，形成数字资产，为领导决策、业务管理等提供有力支撑。
免责声明：本文为企业宣传商业资讯，仅供用户参考，如用户将之作为消费行为参考，凤凰网敬告用户需审慎决定。